Слід у необхідні, згідно з постановою КМУ № 996, строки, окрім офіційно визначеного ініціативною групою способу передачі усіх необхідних, згідно з постановою КМУ № 996, документів, надіслати їх ініціативній групі ще й рекомендованим листом з повідомленням про вручення, з оцінкою вартості та описом вкладеного.
Адресата листа слід у поштових документах вказувати наступним чином: “Ініціативній групі по підготовці установчих зборів громадської ради при [назва ОВВ]“. Якщо точно відоме ім’я голови ініціативної групи – вказуйте також ім’я голови.
Слід зберегти другий екземпляр бланку з описом вкладеного та усі чеки, які свідчать про точний час, коли була здійснена плата за поштову операцію.
Потім слід дочекатись підписаного адресатом повідомлення про вручення поштового відправлення.
Окрім листа ініціативній групі слід увесь необхідний пакет документів також надіслати рекомендованим листом з повідомленням про вручення, з оцінкою вартості та описом вкладеного на адресу структурного підрозділу відповідного ОВВ, відповідального за створення громадської ради. Телефони та адреси відповідних підрозділів ОВВ можна знайти на цьому сайті, скориставшись мапою у верхньому правому його куті. Якщо ОВВ був реорганізований Указом Президента України № 1085/2010 “Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади”, то слід спершу пересвідчитись, чи досі цей структурний підрозділ ОВВ існує та має ту ж саму назву.
У якості адресата листа слід у поштових документах вказувати назву відповідного структурного підрозділу ОВВ. Якщо точно відоме ім’я керівника підрозділу чи відповідальної особи підрозділу – вказуйте також їх імена.
Слід також зберегти другий екземпляр бланку з описом вкладеного та усі чеки, які свідчать про точний час, коли була здійснена плата за поштову операцію.
Потім слід дочекатись підписаного адресатом повідомлення про вручення поштового відправлення.
Усі збережені в наслідок поштових операцій документи можуть бути доказом того, що необхідні, згідно з постановою КМУ № 996, для участі в установчих зборах документи інституту громадянського суспільства були подані вчасно. Зокрема, доказом у суді.
Проте довести це ініціативній групі по підготовці установчих зборів громадської ради варто ще до початку установчих зборів.
Приклади документів, які слід зберегти (клікніть, щоб збільшити):
Щоб отримати інформацію щодо створення громадських рад у певному регіоні України, натисніть на відповідну область.
[...] Так сьогодні ініціативна група вирішила не допускати до установчих зборів делегата нашої організації ___________, хоча він необхідним чином у необхідні строки подав усі необхідні документи у відповідності з п.8 затвердженого Постановою Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації. Чому є документальне підтвердження. [...]
[...] Радимо також прочитати наші поради щодо того, як довести, що документи на участь в установчих зборах …. [...]